ПРОЦЕДУРА увольнения сотрудников
1.Общие положения.
1.1. Назначение.
Процедура увольнения сотрудников из ********** (в дальнейшем — Процедура) обеспечивает стандартизацию процесса увольнения сотрудников, необходимых документов и регламентирует определённый порядок действий увольнения сотрудников *******.
1.2. Область применения.
1.2.1. Процедура регламентирует последовательность выполнения и содержание действий в следующем порядке:
- Принятие решения об увольнении.
- Согласование порядка увольнения.
- Передача документов в отдел кадров.
- Передача дел приёмнику, составление акта приёма – передачи.
- Оформление обходного листа.
- Оформление анкеты «Увольнение».
- Увольнение.
1.2.2. При реализации каждого этапа обязательно выполнение требований, изложенных в настоящем документе. Состав работ при выполнении каждого этапа и требования к их результатам описываются в разделе 3 настоящего документа.
1.2.3. Данную Процедуру должны знать и использовать в своей работе следующие должностные лица компании:
— Директор Компании;
— Руководители структурных подразделений компании;
— Персонал службы управления персоналом;
1.3. Термины и определения.
Структурное подразделение – структурная единица предприятия (направление, служба, отдел, сектор).
Служба управления персоналом – структурная единица компании, работает в области управления персоналом.
Ученик – работник компании, который три недели обучается методам и приёмам работы на торговой точке, ведёт дневник; с ним заключается Договор на оказание информационно – консультационных услуг.
Стажёр – работник компании, который принят на работу с испытательный сроком два месяца, ведёт дневник стажёра.
Сотрудник – работник компании, который принят на работу в компанию по приказу.
Работник на испытательном сроке – работник компании, который работает в компании более 2 месяцев и проходит испытательный срок.
Условия применения Процедуры.
2.1. Предварительные условия.
2.1.1. Координацию действий по увольнению персонала из Компании осуществляет Директор по персоналу Компании.
2.1.2. Увольнение всех сотрудников из компании выполняет служба управления персоналом Компании согласно КЗоТа Украины.
2.1.3. Изменение Процедуры может происходить по инициативе директора ********, руководителей структурных подразделений, входящих в состав *****, директора по персоналу Компании.
2.1.4. Предложения по изменению Процедуры подаются на имя Директора по персоналу компании ******.
2.1.6. Ответственность за соблюдение Процедуры несут руководители структурных подразделений причастные к данной процедуре.
2.2. Требования к конечному результату.
2.2.1. Результатом выполнения Процедуры является выработка единых стандартов по увольнению сотрудников из ******, необходимых документов и регламентацию определённого порядка действий.
- Последовательность проведения работ.
3.1. Принятие решения об увольнении.
3.1.1. Решение об увольнении может быть принято как сотрудником Компании самостоятельно, так и директором Компании (в соответствии с КЗоТом Украины).
3.1.2. Увольняющийся сотрудник сообщает своему непосредственному руководителю о своём решении, обсуждает дату увольнения.
3.1.3. Сотрудник пишет заявление об увольнении (см. образец в Приложении №1).
3.2.2. Руководитель подразделения беседует с сотрудником, выясняет причину увольнения, и составляет служебную записку на имя руководителя направления, директора по персоналу о решении сотрудника уволиться (см. образец в Приложении №2).
3.2.3. Если руководитель подразделения имеет основания для увольнения подчинённого ему сотрудника, то об этом он сообщает (в виде служебной записки) руководителю направления. В служебной записке он подробно объясняет причины, которые могут послужить основанием для увольнения сотрудника.
- Служебная записка рассматривается руководителем направления, директором по персоналу, начальником финансового отдела, директором компании, визируется.
3.2. Согласование порядка увольнения сотрудника.
3.2.1. Порядок увольнения сотрудника из компании регламентируется согласно приоритетности должности.
3.2.2. Порядок увольнения оговаривается руководителем подразделения при беседе с увольняющимся после принятия решения.
3.2.3. Порядок увольнения должен соответствовать данной Процедуре:
- заявление об увольнении;
- служебная записка руководителя;
- приказ об увольнении;
- передача дел приемнику;
- оформление обходного листа;
- заполнение анкеты «Увольнение»;
- выдача трудовой книжки.
3.2.5. Управляющие магазинов и материально – ответственные лица на торговых точках розничной сети увольняются после проведения инвентаризации по месту работы и составления Акта инвентаризации.
3.2.6. Ученики, стажёры, работники на испытательном сроке увольняются путём составления в день увольнения Дополнительного соглашения к Договору об оказании информационно-консультационных услуг. Дополнительное соглашение составляется в 3-х экземплярах: один – хранится по месту работы уволенного, второй передаётся в отдел кадров, а третий – выдаётся на руки уволенному.
3.3. Передача документов в отдел кадров.
Передача документов в отдел кадров осуществляется через «доставку».
3.3.1. После того как принято решение об увольнении и определена дата увольнения в отдел кадров на адрес: ****** отправляется служебная записка с обоснованием причины увольнения.
3.3.2. Оригинал заявления об увольнении или Дополнительного соглашения к Договору об оказании информационно-консультационных услуг передаются в отдел кадров через «доставку».
3.3.3. Отдел кадров оформляет приказ об увольнении и передаёт его по месту работы увольняющегося для ознакомления.
3.3.4. При передаче дел увольняющийся и его приемник составляют акт приёма –передачи дел, материальных ценностей, рабочего места, документов для служебного пользования и т.п. Оригинал Акта направляется в отдел кадров и хранится в личном деле уволенного, а его ксерокопия Акта хранится у приемника.
3.3.5. После составления Акта приёма – передачи дел увольняющийся оформляет обходной лист и заполняет анкету «Увольнение» (см. Приложение №4). Анкета «Увольнение» заполняется для анализа текучести кадров в компании. Анкета хранится в личном деле уволенного. Ответы на вопросы анкеты – разглашению не подлежат.
3.3.6. После передачи в отдел кадров Акта и анкеты уволенному выдаётся трудовая книжка, о чём делаются соответствующие отметки в журналах регистрации трудовых книжек и личной карточке уволенного.
Если уволенный находится за пределами г. Днепропетровска и не может лично получить трудовую книжку в отделе кадров, тогда трудовая книжка передаётся по его прежнему месту работы. Директор филиала выдаёт трудовую книжку уволенному лично в руки, получив от него взамен расписку о получении трудовой книжки (см. Приложение №3).
В случае, если по уважительной причине уволенный не может лично получить трудовую книжку, её можно выдать его ближайшим родственникам (родителям, жене) при наличии нотариально заверенной доверенности. Оригинал доверенности обязательно передаётся в отдел кадров.
В случае, если трудовая книжка не получена уволенным в течении 5 дней, директор филиала сообщает об этом в отдел кадров. Невостребованные трудовые книжки возвращаются в отдел кадров вместе с служебной запиской, где указана причина, по которой она не получена. Невостребованные трудовые книжки хранятся в отделе кадров.
3.3.7. Бухгалтер компании производит финансовый расчёт с уволенным.
- Контроль выполнения.
4.1. Требования к соблюдению Процедуры, приведенные в данном документе, являются обязательными для всех лиц, причастных к увольнению персонала.
4.2. Контроль соблюдения Процедуры осуществляет служба управления персонала.
- Ответственность.
5.1. Все сотрудники и руководители, участвующие в выполнении работ, несут дисциплинарную и административную ответственность за соблюдение требований, приведенных в данном документе.
5.2. Наложение дисциплинарных и административных взысканий за нарушение Процедуры производится на основании приказа директора компании.